POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Objetivo – Responsable del tratamiento de la información
El presente documento tiene como establecer las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos los clientes, empleados, proveedores y aliados comerciales del hotel SANTA CATALINA DE INDIAS S.A.S. / SANTA CATALINA, como responsable de la información EL RESPONSABLE, domiciliado en la Carrera 6 No. 32-62 Barrio Centro, Centro Histórico en la ciudad de Cartagena de Indias, Colombia, con correo electrónico protecciondedatossantacatalina@oxohotel.com y número telefónico (575) 6517099, en cumplimiento de la normatividad vigente en materia de habeas data y protección de datos personales en la República de Colombia.
2. Alcance
Esta política aplica a todas las bases de datos y datos personales en ellas contenidos, respecto de cuyo tratamiento EL RESPONSABLE resulte administrador dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y la demás normatividad que la adicione, modifique, complemente o reglamente.
La presente política únicamente resulta aplicable a EL RESPONSABLE de la información y de ninguna manera se hace extensiva a actividades de procesamiento de información personal que sean realizadas por terceros o que sean efectuadas a partir de sus instrucciones, tales como aerolíneas, compañías de alquiler de automóviles, agencias de viajes físicos o en línea o socios de marketing y otros prestadores de servicios.
3. Definiciones
Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. EL RESPONSABLE en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones previstas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente política.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. Información personal que se recopila
EL RESPONSABLE, a través de sus aliados comerciales, áreas de reserva, áreas de registro personal en el hotel, así como en diferentes actividades en las que el titular de los datos pueda participar, es posible que recopile información de carácter personal, que incluye información relacionada con su reservación y estadía; las características personales; la nacionalidad; el número y copia de la cédula de ciudadanía o pasaporte y su fecha y el lugar de emisión; antecedentes de viaje; la información de pago, tal como el número de la tarjeta de crédito, y otros aspectos de la facturación.
Igualmente, podrá recopilar datos en relación con solicitudes especiales y preferencias; encuestas de satisfacción de los servicios prestados; la afiliación a programas de viajero frecuente o socio de viaje y otro tipo de información que el titular considere apropiado aportarle.
Así mismo, se podrá recopilar datos similares con respecto a acompañantes de viaje y otras personas que ingresen al hotel en cualquier momento durante la estadía del titular de los datos.
En adición a lo anterior, EL RESPONSABLE, con el fin de garantizar la seguridad de las personas que se encuentran dentro de sus instalaciones, podrá mantener un circuito cerrado de televisión que puede captar o registrar imágenes de empleados, huéspedes y visitantes en áreas públicas y otras seguridades como sistemas de identificación biométricos.
En caso de eventos y actividades ofrecidas por EL RESPONSABLE, éste podrá recopilar las especificaciones de los mismos y sus asistentes, incluyendo datos de contacto, ubicación, actividades en las que participan, fotografías, videos y audios.
Por otra parte, EL RESPONSABLE puede recopilar información de sus empleados y proveedores incluidos datos de contacto y otra información necesaria para el adecuado desarrollo de las relaciones contractuales sostenidas con cada uno de ellos. En particular, respecto de la información sensible que se llegue a recopilar de los funcionarios será aplicable lo que se establece sobre ese particular al tratarse este aspecto dentro de la presente política de privacidad.
5. Tratamiento de la Información Personal
Los datos personales que EL RESPONSABLE recolecte, almacene y de cualquier otra forma trate, serán administrados por el personal de EL RESPONSABLE, serán confidenciales y solo serán utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución y la Ley que rige sus actividades.
5.1. Tratamiento de la información personal en la actividad de administración de servicios
EL RESPONSABLE podrá utilizar la información personal con el fin de ofrecer servicios adecuados a las necesidades e intereses de los titulares de la información de acuerdo con su portafolio de servicios, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
5.2. Tratamiento de la información personal en la actividad comercial y de mercadeo
EL RESPONSABLE podrá utilizar la información personal del titular para proporcionarle u ofrecerle boletines informativos, promociones y ofertas especiales, así como para compartirle otros mensajes de mercadeo tales como encuestas, sorteos y concursos.
Las comunicaciones pueden realizarse a través de correo electrónico, correo físico, anuncios en línea, llamadas telefónicas, mensajes de texto (incluso SMS y MMS) y otros medios.
5.3. Tratamiento de la información personal en las actividades de recursos humanos
EL RESPONSABLE para sus actividades de selección de personal y bienestar social de sus funcionarios recolecta y almacena datos personales de los mismos, información que es recibida directamente de los titulares de la información y que es tratada conforme a la presente política y dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
5.4. Tratamiento de la información personal en las actividades de atención al cliente
Para el proceso de servicio al cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos, EL RESPONSABLE recolecta y almacena información personal de sus clientes y terceros en general con el fin de dar respuesta adecuada a sus inquietudes, realizar estadísticas y mantener registros históricos.
Los términos para la contestación de los derechos de petición relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales serán los previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
5.5. Tratamiento de Datos Sensibles
EL RESPONSABLE podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular.
Para el tratamiento de datos sensibles deberá:
- Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Informar al Titular de forma explícita y previa cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
- No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente.
5.6. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
Dada la actividad desarrollada por EL RESPONSABLE resulta habitual el tratamiento de este tipo de datos dentro de su operación cotidiana.
El tratamiento de este tipo de datos por EL RESPONSABLE se hace siempre y cuando medie autorización expresa por parte del representante legal del menor, asegurando el respeto de sus derechos fundamentales y respondiendo por su interés superior.
6. Información de Terceros
La información recibida por EL RESPONSABLE a través de fuentes como aliados comerciales y terceros en general será recolectada teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012 y demás normas que reglamentan esta materia.
Así mismo, el uso dado a esta información estará dentro de las finalidades autorizadas por sus titulares y la actividad propia de EL RESPONSABLE.
Si un tercero proporciona al responsable o sus proveedores de servicios información personal relativa a otras personas, ese tercero declara que tiene la autoridad para hacerlo y permite utilizar la información de conformidad con esta Política de Privacidad.
Por otra parte, la página de internet, mensajes o documentos de EL RESPONSABLE puede contener información o enlaces a sitios de terceros. En tal caso EL RESPONSABLE no será garante por la recopilación, el uso, el mantenimiento, la distribución ni la divulgación de datos e información por parte de dichos terceros.
7. Finalidades del Tratamiento de la Información
En cada caso de recolección de datos por parte de EL RESPONSABLE, las finalidades para el tratamiento específico serán informadas al titular de la información de forma previa al otorgamiento de su autorización.
- Proporcionar los servicios solicitados, incluyendo reservas, confirmaciones, servicios alimenticios, recreativos, de bienestar, organización de reuniones y eventos.
- Actividades de mercadeo y publicidad incluyendo ofertas promocionales, encuestas periódicas de satisfacción del cliente, investigación de mercado, actividades de prospección comercial y creación de perfiles de clientes.
- Envío de información acerca de productos, servicios, promociones, eventos, premios, alianzas y ofertas.
- Transferencia de información a socios comerciales para la prestación de servicios complementarios.
- Administración de relaciones contractuales con funcionarios, colaboradores o contratistas.
- Actividades relativas a la selección de personal.
- Actividades laborales y de bienestar social con los colaboradores.
- Atención y trámite de peticiones, quejas, consultas y reclamos.
- Actividades de gestión contable y financiera.
En ningún caso EL RESPONSABLE enajenará o entregará esta información a un tercero, diferente a:
- Operadores hoteleros a quienes se haya delegado la administración del hotel.
- La cadena hotelera a la que pertenece la marca de EL RESPONSABLE y otros hoteles miembros de la misma.
8. Socios comerciales
Prestadores de servicios hoteleros o en convenio con el hotel.
La información no será compartida con estos terceros a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de datos.
8.1. Obligaciones del responsable del tratamiento
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
- Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta y actualizada.
- Actualizar oportunamente la información.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta.
- Suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado.
- Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
- Tramitar consultas y reclamos.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
- Informar cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
- Informar sobre el uso dado a los datos.
- Reportar incidentes de seguridad a la autoridad competente.
- Cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Derechos del titular
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado respecto del uso dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento al menos una vez al mes.
10. Autorizaciones y consentimiento
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de EL RESPONSABLE requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular.
10.1. Medios para otorgar la autorización
El titular podrá otorgar la autorización para el tratamiento de sus datos personales a EL RESPONSABLE mediante página web, aplicaciones, comunicaciones escritas o verbales, formularios físicos o electrónicos, mensajes de datos, grabaciones de voz, sitios web o cualquier mecanismo técnico que permita demostrar inequívocamente su consentimiento.
10.2. Prueba de la autorización
EL RESPONSABLE utilizará mecanismos físicos, electrónicos o tecnológicos para conservar evidencia de las autorizaciones otorgadas por los titulares para el tratamiento de sus datos personales.
11. Atención de peticiones, consultas y reclamos
EL RESPONSABLE, a través del Oficial de Privacidad, atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y reclamos relacionadas con los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Los reclamos serán tramitados conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, con un término máximo de respuesta de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del reclamo completo.
12. Procedimiento para el ejercicio de los derechos
Los titulares podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto de sus datos personales tratados por EL RESPONSABLE a través de:
- Correo electrónico: protecciondedatossantacatalina@oxohotel.com
- Comunicación telefónica: (575) 6517099
- Atención presencial: Carrera 6 No. 32-62 Barrio Centro, Cartagena de Indias, Colombia.
13. Normatividad vigente
Esta Política de Tratamiento de la Información se rige por lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen o complementen.
14. Vigencia
La presente política entra en vigencia a partir del mes de octubre de 2018.
Los datos personales tratados por EL RESPONSABLE permanecerán en su base de datos hasta que los mismos cumplan con la finalidad para la cual fueron recolectados.
EL RESPONSABLE se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. EL RESPONSABLE publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política.
Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información en los establecimientos de comercio de la sociedad, indicando la fecha a partir de la cual regirá la nueva política.